База Знаний в Битрикс24

Сегодня поговорим про облако и рассмотрим несколько вариантов реализации базы знаний для корпоративного портала Битрикс24.
Зачем может потребоваться этот функционал: публикация регламентов, обязанностей, приказов, шаблонов документов.

Что должна уметь База Знаний:

• вложенная структура: создание разделов и статей
• настройка прав доступа
• удобный механизм создания/редактирования контента

Битрикс24.База Знаний

Начнем со штатных механизмов. В конце минувшего года состоялась презентация нового Битрикс24.Бостон. Посмотреть как анонсировали данный инструмент можно здесь. Работает это чудо инженерно-технической мысли на базе модуля «Битрикс24.Сайты», который, напомню если кто-то не знает или забыл, без активной лицензии перестает работать в коробочной версии Б24. О том, что этот модуль (чуть меньше, чем полностью) был (неудачно) скопирован с небезызвестной Tilda — мы рассуждать в этот раз не будем.

Я ознакомился с данным инструментом и был разочарован. Мало того, что в одном из стандартных JS-скриптов появился код, который обрабатывал все адреса страниц, содержащих вхождение knowledge, в результате чего была нарушена работа моего собственного модуля, так и сама новая и современная официальная База Знаний оказалась непригодной для использования. Я достаточно далек от конструкторов сайтов, так как давно уже с ними не сталкиваюсь и не использую, но применение самого концепта конструктора для реализации Базы Знаний кажется мне противоестественным. И, мягко говоря, неудобным. Попробуйте сами создать пару разделов и наполнить их.

В первой версии контент открывался в фирменном слайдере, при этом занимал порядка 70% от ширины экрана. Это пофиксили буквально через неделю, но сути это не поменяло.

Штатный механизм имеет возможность настраивать права доступа. Подробности здесь. Однако права на чтение и редактирование можно настроить только на всю Базу Знаний. Ограничение прав на категории — не предусмотрено. Например, если вы создали Базу Знаний «Регламенты для курьерской службы», в нее добавили разделы «Для курьеров» и «Для руководителей» и хотите разграничить права доступа к ним, то у вас ничего не получится. Создавайте еще одну БЗ, например, для руководителей, переносите контент туда и ограничивайте правами. При этом помните, что в облачных тарифах существуют ограничения на количество создаваемых сайтов.

Резюмирую.
Можно рассматривать данный инструмент для использования в случаях если:

• по каким-то причинам у вас нет других альтернатив
• минимальные требования к функционалу и большие запасы нервных клеток

«Корпоративная вики» – путеводитель по компании

Далее у нас пойдут облачные приложения. Первое из которых — «Корпоративная вики» от digital-агентства AlterEGO.

Данное приложение — классическая и минималистичная база знаний компании. Создание разделов, вложенная структура, добавление статей, настройка прав доступа — все реализовано максимально просто и лаконично. Изначально я вовсе не понял почему приложение называется корпоративной википедией. Пока не начал размещать статьи. Дело в том, что здесь для форматирования текста используется wiki-разметка. Визуальный редактор позволяет вывести на один экран как исходный код, так и результаты его работы. Выглядит это так:

И да. Это минус. Ко всему прочему — похоже, что редактор текста пытается проверять орфографию, но, к сожалению, не очень удачно.

Заключение.
Приложение нельзя назвать «завершенным», есть недоработки, но к ним вполне можно привыкнуть и пользоваться данным продуктом, который предоставляется бесплатно. Отмечу, что длительное время им я не пользовался, но в сравнении с базой знаний от Битрикс24 — он однозначно выигрывает.

База знаний от IT-Solution

Данное приложение завершает небольшую подборку облачных решений и, пожалуй, могло бы безоговорочно взять первое место среди всех упомянутых выше. Но без минусов и нюансов здесь тоже не обошлось.

Функционал здесь уже более широкий. Например, есть возможность помечать статьи как Избранные, история изменений, публикация статей в живую ленту. Форматирование текста уже вполне себе адекватное. Настройка прав доступа, удобство добавления контента — все на очень хорошем уровне. Но существуют две версии данного приложения: платная и бесплатная. Бесплатная версия навязчиво намекает на существование платной. Интерфейс бесплатной версии перегружен, а функционал ограничен достаточно хитро. Так, например, в тексте публикации должно выводиться имя автора статьи. Но в бесплатной версии вместо него — указано, что оно скрыто. И, конечно же, призыв переходить на коммерческую версию. И таких мелких, но показательных моментов много.

По ценам. Платная версия Базы Знаний IT-Solution обойдется в 2 500 рублей ежемесячно. С учетом стоимости самих облачных тарифов Битрикс24 — это не совсем гуманная и приемлемая цена. Но тут есть альтернатива. При продлении тарифа Битрикс24 через данного партнера — полная версия приложения предоставляется бесплатно.  Думаю, что бизнес-план разработчиков вам понятен.

Итоги.
Самое продуманное  (как технически, так и с точки зрения маркетинга) приложение из моей подборки.
Бесплатная версия целенаправленно бесит в самых неожиданных местах, есть доступный способ получить полную версию.

Почему не стоит пользоваться облачными приложениями

Немного о приватности и безопасности. Или какие подводные камни таят в себе облачные приложения Битрикс24.

Если кратко, то учитывайте два момента:

• весь добавляемый вами контент (текст, изображения) хранятся на серверах разработчиков приложения. И могут продолжать храниться там даже после того, как вы (казалось бы) удалили их.
• доступность упомянутых выше серверов разработчика приложения. Будут ли они доступны завтра — не известно. Могут ли они работать достаточно медленно — могут.

Обратите внимание на содержимое соглашений, которые вы принимаете при установки приложения. Скорее всего разработчик снимает с себя чуть менее, чем всю ответственность за безопасность передаваемых через приложение данных и их доступность 24/7. Просто знайте об этом и оценивайте риски.